Experten: Så kan Trafikverket förbättra underhållet

Järnvägsunderhållet i Sverige är inte så effektivt som det borde vara. Det konstaterar Riksrevisionen i rapporten Drift och underhåll av järnvägar– omfattande kostnadsavvikelser (RIR 2020:17). Myndigheten menar att det borde gå att få mer underhåll för pengarna i upphandlade basunderhållskontrakt och konstaterar samtidigt att kostnadsökningarna mellan anbudspriser och slutkostnader i 31 studerade kontrakt i snitt var 74 procent – och som mest 200 procent.

Det är större kostnadsavvikelser än i vägunderhållet, som i snitt ligger på 41 procent.

För att få mer underhåll för pengarna behöver Trafikverket först få bättre kunskap som sin anläggning med hjälp av nya IT-system, så att förmågan att uppskatta framtida underhållsbehov förbättras. Med bättre koll går det även att utforma underhållskontrakt på ett bättre sätt, menar Riksrevisionen.

Är Riksrevisionens förslag allt som behövs för ett effektivare järnvägsunderhåll? Vad skulle annars behövas? Järnvagar.nu har pratat med Yves Putallaz, doktor i järnvägsförvaltning och tidigare vice ordförande i Schweiz järnvägsskiljekommission och nu vd för det egna konsultbolaget IMDM som inriktar sig på förvaltning av järnväg.

Regeringen + Trafikverket = sant

Många länder runtom i Europa har kämpat med samma typ av problem som Sverige har just nu. Det innebär att det också finns exempel på förändringsresor där man lyckats ta sig förbi problemen. Ett sådant är Belgien, där infrastrukturförvaltaren Infrabel under 2010-talet började öka sin kontroll av järnvägen genom digitalisering. Man investerade i teknik för att samla in data, prioriterade sina åtgärder, skapade väldefinierade roller internt och var måna om att skapa rätt incitament för entreprenörer.

– Parallellt startade de även forskning och utvecklingsaktiviteter med datavetare för att kunna skapa nya värden utifrån datan, säger Yves Putallaz.

För Trafikverket gäller det att göra samma resa mot en effektiv järnvägsförvaltning – i samråd med regeringen, menar han.

– Trafikverket behöver förbättra sina processer och sin kultur. Det är en lång resa, som bara kan lyckas om regeringen stödjer dem. Trafikverket och politikerna skriver tillsammans framtiden för den svenska järnvägen. Ingen av dem kan lyckas på egen hand – de måste förstå varandra.

Yves Putallaz lyfter fram sju punkter som måste till för en lyckad omställning från reaktivt underhåll till prediktiv förvaltning:

1. Tydliga direktiv från staten.

För en infrastrukturförvaltare är det inte lätt att veta vilka visioner politiker har, vilket Yves Putallaz menar är problemet i många länder.

Därför är det första steget till ett effektivt underhåll tydliga direktiv från regeringen.

– Regeringar får de järnvägar man förtjänar, sa en Schweizisk politiker en gång. Och det stämmer för alla länder. Om järnvägen är dålig så behöver regeringen ta sitt ansvar.

Ansvar tar regeringen genom att sätta en långsiktig nationell transportstrategi och ge Trafikverket en tydligare roll och ett tydligare mandat. Först då kan Trafikverket omvandla landets järnvägsvision till konkreta verksamhets- och teknikstrategier. Sedan gäller det att hålla sig till planen.

– Att byta kurs tar lång tid, som att vända ett stort fartyg. Om man byter kurs för ofta så saktar fartyget ner och fortsätter längs med samma rutt.

2. Samla in data och anpassa organisationen.

Det går inte att arbeta med tillgångsförvaltning om man inte har överblick av sina tillgångar. För att kunna ta bra beslut som förbättrar underhållet måste man därför samla in data om järnvägen. Med modern teknik, såsom sensorer, finns det många möjligheter att samla in data som ger överblick.

– Ju mer data man har desto snabbare kan man ta steget från cykliskt eller tillståndsbaserat underhåll till prediktivt underhåll. Då kan man ta bättre långsiktiga beslut och göra rätt sak, i rätt tid och på rätt plats. Det blir då möjligt att planera långsiktigt – vilket underhåll behövs om 15 år och vilken kompetens behövs till det?

Men att välja teknik är egentligen den minst komplicerade biten.
– Att skapa processer för datainsamling är basen. Och främst handlar det om att skapa en organisation som kan ta beslut och skapa nya värden utifrån datan. För att det ska bli möjligt måste infrastrukturförvaltarens organisation vara uppbyggd, utrustad och tränad på rätt sätt och exempelvis inte vara inlåst i stelbenta kontrakt som förhindrar förändringar i underhållsstrategin.

3. Ta ägandeskap av data

Den insamlade datan bör ägas av Trafikverket, som också behöver ha ägandeskap av dataanalyserna och resultatet av dessa, menar Yves Putallaz. Men själva insamlingen av data och dataanalyserna i sig behöver inte göras av myndigheten, dessa uppgifter kan läggas ut på andra aktörer.

– Föreställ dig att du har en underleverantör som samlar in data – och datan visar att denne inte har gjort ett bra jobb. Då finns det risk att datan som levereras inte stämmer. Därför är det viktigt att Trafikverket kan kontrollera sina leverantörer. Att ha en korrekt informationskedja är basen i en god datakvalitet

4. Prioritera åtgärderna

Många länder fastnar i rapporter och visioner. En lärdom för att komma framåt är att man måste ta steget från teori till praktik. Ett enkelt sätt att göra det är att prioritera åtgärderna och börja hantera de åtgärder som är snabba att implementera – vilket ger en drivkraft framåt.

5. Skapa förståelse för värdet av datan

De som samlar in data – oavsett om det sker internt eller externt – är väldigt vitala och de måste förstå vikten av varför datan samlas in.
– Jag har sett exempel där de som samlade in data inte förstod varför, och som inte fick nytta av datan – och då blev datainsamlingen av låg kvalitet. Genom att inkludera medarbetare från olika delar av organisationen så spreds förståelse om vikten av bra data. På så sätt fick man in bättre data, vilket i förlängningen gör det lättare att underhålla infrastrukturen.

6. Ge det tid

Att samla in tillräckligt mycket data som kan användas som underlag för att ta rätt beslut tar tid, uppskattningsvis runt två till tre år, beroende på nuvarande status.

– Det är en lång resa, men det är enda sättet att lyckas med sin tillgångsförvaltning.
Den stora frågan som behöver besvaras är hur länge man kan skjuta upp en investering innan det börjar kosta för mycket i underhåll. Det handlar alltså om att få kontroll på tillgångarnas livscykler. Man börjar genom att kontrollera skicket på varje tillgång och sedan se hur skicket förändras över tid. På så sätt kan man finjustera sina underhållsaktiviteter.

7. Nya typer av upphandlingsavtal med incitament

– Det är inte lätt att bedriva ett effektivt underhåll med den typ av kontrakt som används av Trafikverket idag, med väldigt centraliserade upphandlingarna som är koncentrerade på kostnader, inte strategier. Ingen ser då helheten eller möjligheterna med innovationer som kan förbättra underhållet.

Följden blir att effektiviserande innovationer inte implementeras. För vem tar kostnaden för en ny dyr maskin som medför en global effektivisering, när fokus ligger på låga kostnader i varje enskilt kontrakt?

Lösningen är att ändra upphandlingarna och inkludera incitament som främjar effektivisering. Ett sådant sätt är att tillgängliggöra insamlade data för alla nyckelaktörer. Då kan de dra nytt av informationen till exempelvis produktutveckling eller en effektiviserad beställning av reservdelar som har långa leveranstider.

Sammanfattning av Riksrevisionens slutsatser i RIR 2020:17

Kostnadsökningar mellan anbudspriser och slutkostnader

• 28 av 31 studerade basunderhållskontrakt hade en högre slutkostnad jämfört med anbudssumman, en ökning på i genomsnitt 74 procent – 91 procent högre för vinterunderhåll.
• Betydligt större kostnadsökning i järnväg än i Trafikverkets entreprenader totalt sett (21 procent år 2018), och 41 procent högre än motsvarande kontrakt vid vägunderhåll.
• Kostnadsavvikelserna är mindre när samma projektledare ansvarar både för upphandling och för genomförande av kontrakt, samt även mindre vid upphandlade totalentreprenader (förutom vinterunderhåll).
• Kostnadsavvikelsen blir större då samma entreprenör ansvarar för samma kontraktsområde två kontraktsperioder i rad.
• Kostnadsavvikelser samvarierar med ersättningsmodell för vinterunderhåll.
• Kostnadsavvikelser skiljer sig åt regionalt samt mellan entreprenörer.

Brister i verksamheten

• Trafikverkets nuvarande IT-system är inte ett effektivt anläggningsregister.
• Det saknas en samlad bild av tillståndet i anläggningen.
• Resultatet av besiktningar används inte till att prognostisera nedbrytningstakten och analysera framtida underhållsbehov.
• Saknas systematisk inrapportering av inköp inom ett kontrakt.
• Svårigheter att beskriva entreprenörens åtagande skapar kontrakt som inte minimerar risken för kostnadsökningar och inte ger bäst förutsättningar för ett långsiktigt effektivt underhåll.

Rekommendationer

• Analysera omfattning och konsekvenser av obalanserad budgivning i basunderhållskontrakt.
• Inrätta ett IT-system för anläggningsuppgifter som möjliggör predikterande analyser.
• Skapa rutin för systematisk inrapportering av inköp som utgör underlag vid upphandling av nya kontrakt.
• Förbättra analyser av framtida underhållsbehov och planera underhållsåtgärderna​